آموزش Excel - بخش 5

مرتب كردن ليست ها

ما ميتوانيم ليست موجود را بر اساس هر يك از ستونهاي آن به صورت صعودي يا نزولي مرتب كنيم. براي اين كار كافي است به يكي از دو روش زير عمل كنيم :

روش اول :

1- يك سلول از ستوني را كه ميخواهيم ليست بر اساس آن مرتب شود انتخاب ميكنيم.

2- براي مرتب سازي صعودي از آيكون Sort Ascending ( ) و براي مرتب سازي نزولي از آيكون Sort Descending ( ) در نوار ابزار Standard استفاده ميكنيم.

نکته

بايد توجه داشته باشيم كه در اين حالت نبايد يك ستون انتخاب شود بلكه فقط يك سلول از ستوني كه ميخواهيم بر اساس آن ليست مرتب شود را انتخاب ميكنيم.

روش دوم :

1- كل جدول يا يك سلول از جدول را انتخاب ميكنيم.

2- منوي Data را انتخاب ميكنيم.

3- گزينه Sort را انتخاب ميكنيم.

4- پنجره اي باز ميشود كه بايد قسمتهاي زير را با توجه به نياز در آن پر كنيم :

الف- Sort By : در اين كادر ستوني را كه ميخواهيم ليست بر اساس آن مرتب شود ، انتخاب ميكنيم.

ب- Then By : در اين كادر ستوني را تعيين ميكنيم كه اگر اطلاعات ستوني که در کادر اول مشخص شده براي مرتب سازي مانند هم بود ليست بر اساس اين ستون مرتب شود.

ج- Ascending : با انتخاب اين گزينه ليست به صورت صعودي مرتب ميشود.

د- Descending : با انتخاب اين گزينه ليست به صورت نزولي مرتب ميشود.

هـ- My List Has : در اين قسمت دو گزينه Header Row ، و No Header Row وجود دارد. اگر Header Row انتخاب شده باشد هنگام باز شدن پنجره Sort كل ليست به غير از سطر اول كه سطر عنوان است انتخاب ميشود و در كادر هاي Sort By , Then By عناوين قرار ميگيرند. ولي اگر No Header Row را انتخاب كنيم هنگام باز شدن پنجره Sort كل جدول حتي سطر اول كه سطر عنوان است انتخاب ميشود و در كادر هاي Sort by , Then By بجاي عناوين, نام ستونها قرار ميگيرند. در حقيقت در اين حالت عناوين جزء اطلاعات در نظر گرفته شده و در مرتب سازي شركت داده ميشوند.

درج انواع اشياء

در Excel ميتوانيم تصاوير ، چارتهاي سازماني و ... را اضافه كنيم. براي اين كار از منوي Insert ، Picture را انتخاب ميكنيم. زير منويي ظاهر ميشود كه شامل گزينه هاي زير است :

1- Clip Art : ميتوانيم از تصاوير موجود درClip Art ، Office استفاده كنيم. با انتخاب اين گزينه پنجره اي باز ميشود كه شامل دسته هاي مختلف تصاوير است. مثلاً اگر دسته Animals را انتخاب كنيم ، تصوير كارتوني چند حيوان نمايش داده ميشود. براي اضافه كردن تصوير بر روي صفحه ، بر روي تصوير كليك كرده تا منوي آن ظاهر شود. سپس آيكون Insert Clip ( اولين آيكون ) را انتخاب ميكنيم.

2- Form File : با استفاده از اين گزينه ميتوانيم هر تصوير دلخواه را از روي هارد كامپيوتر يا CD يا Floppy بر روي صفحه اضافه كنيم.

3- Auto Shape : با انتخاب اين گزينه نوار ابزاري ظاهر ميشود كه گزينه هاي آن مشابه همان Auto Shape نوار ابزار Drawing است.

4- Organization Chart : با استفاده از اين گزينه ميتوانيم چارت سازماني رسم كنيم.

5- Word Art : با استفاده از اين گزينه ميتوانيم كلمات را با فرمتهاي زيبا و خاص بنويسيم. اين گزينه كار همان Word Art موجود در نوار ابزار Drawing را انجام ميدهد.

6- From Scanner or Camera : با استفاده از اين گزينه ميتوانيم تصاوير را مستقيماً از دوربين يا اسكنر بگيريم.

انتخاب اشکال :

براي انتخاب اشکال کافي است روي آنها کليک کنيم.

جابجا کردن اشکال :

براي جابجا کردن يک شکل ابتدا آنرا انتخاب کرده سپس بر روي شکل ميرويم تا مکان نما به صورت ( )در آيد. سپس شکل را در جهت مود نظر Drag ميکنيم.

تغيير سايز شکل :

ابتدا شکل را انتخاب کرده سپس بر روي يکي از 8 لنگري (مربع کوچک) که دور تا دور شکل ظاهر ميشود ميرويم. تا مکان نما به صورت ( ) در آيد. سپس در جهت مورد نظر Drag ميکنيم.

نکته

اگر بر روي لنگر هاي چهار گوشه برويم , شکل هم در جهت افقي و هم در جهت عمودي تغيير سايز ميدهد. ولي اگر بر روي لنگر هاي وسط اضلاع برويم شکل يا در جهت افقي يا در جهت عمودي , بسته به انتخاب ضلع بزرگ يا کوچک ميشود.

نوار ابزار Drawing

براي ترسيم يک سري از اشکال خاص ميتوانيم از نوار ابزار Drawing استفاده کنيم. اين نوار ابزار شامل آيکونهاي زير است :

Free Rotate : از اين آيکون براي چرخاندن شکل استفاده ميشود. با کليک روي اين آيکون ، بر روي شکل علائمي به صورت دايره هاي سبز رنگ ظاهر ميشود. مکان نماي ماوس را بر روي اين دايره ها ميبريم تا مکان نما به شکل دايره در آيد سپس شکل را در جهت مورد نظر Drag ميکنيم. تا شکل تغيير زاويه دهد.

نکته

براي فعال شدن اين آيکون بايد يک شکل رسم شده باشد و انرا انتخاب کردن باشيم.

Auto Shape : اين آيکون شامل قسمتهاي زير است :

Line : براي کشيدن خط صاف , فلش , فلش دو سر , خط منحني , خط منحني و خط شکسته , خط آزاد

Connector : براي کشيدن انواع اتصال دهنده ها

Basic Shapes : براي کشيدن اشکال مختلف

Block Arrows : براي ترسيم انواع جهت نما ها

Flow chart : براي رسم قسمتهاي مختلف يک فلوچارت

Stars and Banners : براي رسم شکلهاي مختلف

Callouts : براي کشيدن اشکالي که ميتوان داخل آنها متن نوشت .

براي کشيدن اشکال اين قسمت از Drag استفاده ميکنيم.

Line : توسط اين آيکون ميتوانيم خط رسم کنيم. کافي است در يک نقطه کليک کرده که اين، نقطه شروع خط ميشود ، سپس به طرف انتهاي خط Drag ميکنيم.

Arrow : توسط اين آيکون ميتوانيم فلش رسم کنيم که مانند رسم خط ميباشد.

Rectangle : توسط اين آيکون ميتوانيم مربع يا مستطيل رسم کنيم براي اين کار روي يک نقطه کليک کرده و Drag ميکنيم تا مربع يا مستطيل مورد نظر را بکشيم. ( اگر در حين رسم کليد Shift را پايين نگه داريم ، مربع رسم ميشود. )

Oval : توسط اين آيکون ميتوانيم بيضي يا دايره رسم کنيم. براي اين کار روي يک نقطه کليک کرده و Drag ميکنيم. ( اگر در حين رسم دکمه Shift را نگه داريم دايره ترسيم ميشود. )

Text box : توسط اين آيکون ميتوانيم Text Box يا کادر متن ايجاد کنيم. از اين آيکون براي نوشتن روي تصاوير يا اشکالي که نميتوانيم داخل آنها بنويسيم استفاده ميشود.

Insert word Art : توسط اين آيکون ميتوانيم متن گرافيکي زيبا ايجاد کنيم. کافي است در کادر باز شده نوع خط و سايز آن را تعيين کنيم سپس متن را تايپ کنيم و OK کنيم.

Insert Clip Art : با فشردن اين آيکون پنجره Word art باز ميشود.

Fill Color : توسط اين آيکون ميتوانيم داخل موضوع را رنگ کنيم.

Line Color : توسط اين آيکون ميتوانيم کادر دور موضوعات را تغيير رنگ دهيم.

Font Color : توسط اين آيکون ميتوانيم رنگ متن را تغيير دهيم.

Line Style :توسط اين آيکون ميتوانيم ضخامت خطوط ترسيمي را تعيين کنيم. ( همچنين فلش ها يا خطوط دور مربع ها و ...)

Dash style: توسط اين آيکون ميتوانيم نوع خطوط را تعيين کنيم.

Arrow Style : توسط اين آيکون ميتوانيم نوع فلش ها را تعيين کنيم.

Shadow Style : توسط اين آيکون ميتوانيم به اشکال سايه بدهيم.

tree - D style: توسط اين آيکون ميتوانيم به اشکال حجم دهيم و آنها را سه بعدي کنيم.

نکته

با Double Click بر روي هر موضوع ميتوانيم در پنجره Format که

Word art

پس از انتخاب اين گزينه پنجره اي با نام Word art gallery باز ميشود که مدلي که ميخواهيم متن به آن مدل نوشته شود انتخاب ميکنيم. سپس OK ميکنيم. پنجره اي به اسم Edit Word art text باز ميشود که متن را در کادر text آن نوشته و در کادر Font ، فونت نوشته و در کادر سايز ، سايز آنرا تعيين ميکنيم و سپس OK ميکنيم. متن بر روي صفحه ظاهر ميشود.

نوار ابزار Word Art :

با انتخاب متني که بوسيله Word art نوشته شده نوار ابزاري ظاهر ميشود که شامل ايکونهاي زير است :

Insert word art : يک Word Art ديگر ميتوانيم ايجاد کنيم.

Edit text : با انتخاب اين آيکون پنجره Edit Word Art text ظاهر ميشود . تا بتوانيم متن نوشته شده يا سايز و فونت آنرا ويرايش کنيم.

Word art Gallery : توسط اين گزينه ميتوانيم طرح Word Art را عوض کنيم.

Format Word Art : ميتوانيم تغييراتي بر روي متن اجاد کنيم مانند رنگ و ضخامت خط دور نوشته , رنگ نوشته , سايز نوشته و ...

Word Art Shape : طرز نوشتن متن را عوض ميکنيم.

Word Art Same Letter Heights : کشيدگي کليه حروف را اندازه هم ميکند.

Word Art Vertical Text : جهت نوشتن متن را عوض ميکند.

Word Art Alignment : متن را تراز ميکند.

Word Art Character Spacing : فاصله بين حروف را کم و زياد ميکند.