آموزش Excel - بخش سوم

ویرایش سطر و ستون

اضافه کردن سطر :

روش اول :

1- بر روي سطري که ميخواهيم سطر جديد قبل از آن اضافه شود ، کليک ميکنيم.

2- منوي Insert را انتخاب ميکنيم.

3- گزينه Rows را انتخاب ميکنيم.

روش دوم :

1- بر روي سطري كه ميخواهيم سطر جديد قبل از آن اضافه شود كليك راست ميكنيم.

2- از منوي باز شده Insert را انتخاب ميكنيم.

نکته

سطرهاي زيرين به پايين رانده ميشوند.

اضافه کردن ستون :

روش اول :

1- بر روي ستوني که ميخواهيم ستون جديد قبل از آن اضافه شود ، کليک ميکنيم.

2- منوي Insert را انتخاب ميکنيم.

3- گزينه Column را انتخاب ميکنيم.

روش دوم :

1- بر روي ستوني که ميخواهيم ستون جديد قبل از آن اضافه شود Right Click ميکنيم.

2- گزينه Insert را انتخاب ميکنيم.

نکته

ستون قبلي به جلو رانده ميشود.

تغيير ارتفاع سطر :

براي تغيير ارتفاع سطر به دو روش ميتوان عمل کرد :

روش اول :

کافي است به مرز بين سطر مورد نظر و سطر بعدي رفته تا مکان نما به صورت يک فلش دو سر در آيد. سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag ميکنيم.

روش دوم :

در اين روش ارتفاع به اندازه دقيق تنظيم ميشود . براي اين کار مراحل زير را انجام ميدهيم:

1- انتخاب منوي Format

2- انتخاب زير منوي Row

3- انتخاب گزينه Height

4- در کادرباز شده اندازه دلخواه را وارد ميکنيم.

نکته

به طور پيش فرض ارتقاع سطر 12.75ميباشد.

تغيير پهناي ستون :

براي تغيير پهناي ستون به يکي از دو روش زير عمل ميکنيم :

روش اول :

کافي است به مرز بين ستون مورد نظر و ستون بعدي رفته تا مکان نما به صورت يک فلش دو سر در آيد سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag ميکنيم.

روش دوم :

در اين روش پهنا را به صورت دقيق تنظيم ميکنيم . براي اينکار مراحل زير را طي ميکنيم :

1- انتخاب منوي Format

2- انتخاب زير منوي Column

3- انتخاب گزينه Width

4- در کادر باز شده مقدار دلخواه را وارد ميکنيم.

نکته

به طور پيش فرض پهناي ستون 8.43ميباشد.

تغيير پهناي استاندارد ستون :

ميدانيم که پهناي استاندارد ستونها 8.43 ميباشد اگر بخواهيم اين پهناي استاندارد را کم يا زياد کنيم به ترتيب زير عمل ميکنيم :

( فقط به ياد داشته باشيد اين تغيير بر روي ستونهايي اعمال ميشود که پهناي آنها را تغيير نداده باشيم.)

1- انتخاب منوي Format

2- انتخاب زير منوي Column

3- انتخاب گزينه Standard Width

4- در کادر باز شده پهناي مورد نظر را وارد ميکنيم.

جستجوی داده ها

اگر بخواهيم رشته کاراکترهاي خاصي را در کاربرگ خود پيدا کنيم، مشاهده هر يک از سلولها کار سختي خواهد بود. پيدا کردن يك رشته از کاراکتر ها که بايد تغيير يابند نيز مشکل تر ميباشد. اکسل ويژگيهايي دارد که به ما در يافتن داده ها و تعويض آنها کمک ميکند.

استفاده از Find :

براي فعال كردن Find به يكي از دو روش زير عمل ميكنيم :

روش اول :

1- انتخاب منوي Edit

2- انتخاب find

روش دوم :

فشردن همزمان كليد هاي Ctrl + F

جهت جستجوي داده ها مراحل زير را انجام ميدهيم :

1- لغتها يا عددهايي را که ميخواهيم مکان يابي کنيم در کادر متن Find What وارد ميکنيم.

2- دکمه Find Next را کليک ميکنيم و Excel اولين مورد از شرط جستجو را پيدا ميکند و آن را انتخاب مينمايد. کادر مکالمه Find بر روي صفحه نمايش باقي مي ماند تا بدين ترتيب بتواند جستجو براي متن يا اعداد مشخص شده را ادامه دهيم.

3- جهت جستجو براي مورد بعدي داده هاي مشخص شده Find Next را مجدداً کليک ميکنيم.

4- جهت برگشت به محيط دكمه Esc را فشرده و يا بر روي دكمه Close كليك ميكنيم. تا کادر مکالمه Find بسته شود و سپس با داده هاي داخل سلول به کارمان ادامه ميدهيم.

5- جهت جستجو پس از بستن کادر مکالمه ، با فشار دادن Ctrl + F کادر مکالمه را ميتوانيم مجدداً باز نماييم.

نکته

اگر محدوده اي از سلول ها را در يک کاربرگ , قبل از باز نمودن کادر مکالمه Find را انتخاب کنيم ، جستجو را براي اين سلولها محدودكرده ايم .

برقراري شروط بيشتر براي Find :

کادر مکالمه Find با ارائه گزينه هاي زير جستجو را با تخصصي تر نمودن آن محدود ميسازد.

• Search : ميتوان جهت جستجو را مشخص کرد. جستجو به صورت سطري باشد (By Row) يا به صورت ستوني باشد(By Column)

• Look In : با استفاده از اين گزينه ميتوانيم جستجو را به يک عنصر خاص محدود کنيم در اين كادر گزينه هاي Formula , Values, Comments را خواهيم داشت.

• Match Case : با انتخاب اين گزينه محيط به حروف بزرگ و کوچک حساس شده و کلماتي را پيدا ميکند که از نظر حروف بزرگ و کوچک مطابق متن تايپ شده در کادر Find What باشد.

• Find Entire Cell Only : اين گزينه از Excel ميخواهد سلولهايي را که داده هاي اضافه بر رشته کاراکتر جستجو دارند ناديده بگيرد.

تعویض داد ه ها

استفاده از Replace :

اگر بخواهيم داده پيدا شده توسط Find را با داده هاي ديگر جايگزين كنيم مي توانيم پس از هر بار جستجو پنجره جستجو را بسته ، ويرايش را انجام داده ، دوباره پنجره Find را باز كنيم و عمل جستجو را ادامه دهيم كه اين كار وقت گير ميباشد. Excel دستوري ساده براي انجام اين كار در نظر گرفته است. با استفاده از Replace ميتوانيم اين كار را انجام دهيم.

جهت انجام جايگزيني مراحل زير را انجام ميدهيم :

1- متن جستجو را در کادر Find What وارد ميکنيم.

2- متن تعويضي را در کادر متن Replace With وارد ميکنيم.

3- جهت تاييد هر يک از تعويض ها مراحل زير را دنبال ميکنيم.

الف- Find Next را کليک كرده، Excel به مورد بعدي داده جستجو حرکت ميکند و سلول را انتخاب مي کند.

ب- در صورتي که بخواهيم تعويض را انجام دهد دکمه Replace را کليک ميکنيم .

ج- Find Next را جهت حرکت به موردبعدي کليک مي کنيم.

د- جهت تعويض تمام موارد داده هاي جستجو با با دادههاي تعويضي ، Replace All را کليک مي کنيم.

پر کردن خودکار چند خانه

يکي از مفيد ترين ويژگيهاي برنامه Excel ، قابليت پر کردن داده هاي متوالي بصورت خودکار ميباشد. که به اين عمل Auto fill گويند. داده هاي متوالي ميتوانند مجموعه اي از داده ها بصورت 1و2و3و... يا 4و5و.... يا از حروف A و B و C و ... تشکيل شده باشند. همچنين ميتواند تاريخ يا روزهاي هفته يا ماههاي سال باشند. حتي ميتوان مجموعه اي از داده هاي خاص را تعريف کرد.

براي اين کار مراحل زير را انجام ميدهيم :

1- چند نمونه اوليه از مقادير متوالي مزبور را مينويسيم.

2- اين مقادير را انتخاب ميکنيم.

3- مکان نماي ماوس را به گوشه پايين سمت راست قسمت انتخابي مي آوريم تا به شکل ( + )در آيد. به اشاره گر ماوس در اين حالت Fill Handle مي گوييم.

4- حال به طرف پايين يا راست Drag ميکنيم.

5- به اين ترتيب با رها کردن کليد ماوس ، خانه هاي مورد نظر با مجموعه داده هاي متوالي پر ميشوند.

ايجاد ليست جديد خودكار:

اگر براي حروف الفبا Auto fill را اجرا كنيم ، پر كردن خودكار انجام نمي شود. چون حروف الفبا جزء ليستهاي آماده نيست پس بايد ايجاد شود. براي ايجاد ليست جديد مراحل زير را انجام ميدهيم :

1- انتخاب منوي Tools

2- انتخاب گزينه Options

3- انتخاب Custom list : Tab

4- انتخاب New List در کادر Custom List

5- تايپ اطلاعات در قسمت List Entries ( بعد از وارد کردن هر اطلاعات Enter ميکنيم.)

6- انتخاب دکمه Add

7- OK

ايجاد يك ليست خودكار بر اساس ليست موجود در صفحه :

اگر ليستي بر روي صفحه داشته باشيم و بخواهيم بصورت ليست دائمي در آوريم بايد مراحل زير را انجام دهيم. :

1- انتخاب منوي Tools

2- انتخاب گزينه Options

3- انتخاب Custom list : Tab

4- روي دکمه Collapse dialog ( )که در انتهاي کادر فهرست Import List From Cells قرار دارد Click ميکنيم. تا پنجره مينيمايز شود.

5- انتخاب ليست ها در صفحه

6- روي دکمه Collapse Dialog ( )که در انتهاي کادر فهرست Import list From Cell قرار دارد Click ميکنيم. تا Resize شود.

7- انتخاب دکمه Import

8- OK

نکته

ميتوانيم بجاي انجام مراحل 4و 5و 6، در كادر Import ، آدرس سلولهايي كه ليست در آنها قرار دارد را تايپ كنيم.

ويرايش ليست خودكار

ميتوانيم ليستهايي را كه ايجاد كرده ايم ويرايش كنيم . يعني اطلاعاتي را حذف كنيم ، ويرايش كنيم يا اضافه كنيم. براي اين كار مراحل زير را انجام ميدهيم :

1- انتخاب منوي Tools

2- انتخاب گزينه Option

3- انتخاب :Custom list Tab

4- انتخاب ليست مورد نظر در کادر Custom list

5- کليک در محل مورد نظر در کادر List Entries

6- ويرايش متن

7- OK

پاک کردن ليست خودكار:

اگر بخواهيم يك ليست خودكار حذف كنيم تا ديگر پر كردن خودكار بر روي آن عمل نكند مراحل زير را طي ميكنيم :

1- انتخاب منوي Tools

2- انتخاب گزينه Options

3- انتخاب :Custom list Tab

4- انتخاب List مورد نظر در کادر Custom List

5- انتخاب دکمه Delete

6- OK

غير فعال کردن Auto Fill :

Auto Fill بطور خودکار فعال است. جهت غير فعال نمودن آن مراحل زير را طي ميکنيم :

1- انتخاب منوي Tools

2- انتخاب منوي Options

3- انتخاب : Edit Tab

4- کادر انتخاب Allow Cell Drag and Drop را غير فعال ميکنيم

آدرس دهي نسبی

درExcel دو مدل آدرس دهي به نامهاي : آدرس دهي مطلق و آدرس دهي نسبي داريم.

آدرس دهي نسبي :

فرض كنيد سلولهاي Excel را به صورت زير پر كرده ايم :

در سلول B1 فرمول A1+A2 را مي نويسيم .اگر اين فرمول را copy كرده و در سلول B2 .Paste كنيم و يا با استفاده از Auto fill محتواي سلولهاي B2 تا B4 را پر كنيم .اعداد 5و7و4 به ترتيب براي سلولهاي B2 تا B4 ظاهر ميشوند. حال ميخواهيم بدانيم اين اعداد از كجا بدست آمده اند. وقتي ما در سلول B1 فرمول A1+ A2 را تايپ ميكنيم، در حقيقت سلول سمت چپي و يك سلول پايين آن با هم جمع ميشوند. پس براي سلول B2 ، سلول سمت چپي ( A2 ) و سلول پاييني آن ( A3) با هم جمع ميشوند كه جواب 5 ميشود. براي سلولهاي بعدي هم به همين ترتيب محاسبات انجام ميشود. به اين نوع آدرس دهي ، آدرس دهي نسبي گفته ميشود چون نسبت به مكان هر سلول ، فرمول سلول عوض ميشود و در حقيقت فرمول درون سلول B2 ، A2+A3 ميشود.