آموزش Excel ( بخش دوم )

اطلاعات در Excel

اطلاعات در محيط Excel ميتوانند اعداد ، حروف ، تاريخ ، زمان و يادداشت باشند كه در زير به شرح تك تك آنها ميپردازيم :

( توجه داشته باشيد كه با فرمت اطلاعات در آينده بيشتر آشنا ميشويد و اين قسمت فقط براي آشنايي با انواع اطلاعات ميباشد. )

1- اطلاعات عددي

کار کردن با اعداد :

Excel تمام اعداد را يکسان فرض ميکند. بنابراين دقت زيادي در نمايش اعداد به صورت مبلغ ، تاريخ و کميت يا هر شکل ديگري از اعداد ندارد. در Excel اعداد را به دو روش ميتوان وارد نمود:

1- با استفاده از کليد هاي عددي موجود در بالاي حروف

2- با استفاده از کليد هاي موجود در سمت راست صفحه کليد در مد Num Lock. ( در صورتي که اعداد اين قسمت کار ميکنند که کليد Num Lock روشن باشد .)

علاوه بر ارقام 0 تا 9 ميتوان نمادهاي خاص + و – و ، و . و $ و % و E و e را وارد نمود.

نکته

Excel به طور صحيح علائم کاما و دلار را قبول نموده و اعداد را در نماد علمي نيز دريافت کند.

نکته

هنگامي که از علائم دلار ، درصد يا کاما استفاده ميشود، Excel قالب بندي اعداد را تغيير ميدهد.

برخورد Excel با اعداد :

1- اگر طول عدد از سلول كوچكتر باشد تغييري در سلول داده نميشود.

2- اگر طول عدد به اندازه چند كاراكتر بزرگتر از سلول باشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد.

3- اگر طول اعداد براي خانه مورد نظر بزرگ باشد يکي از اتفاقات زير رخ ميدهد :

الف- اعداد در نماد علمي نمايش داده ميشوند.

ب- عدد گرد ميشود.

ج- سلول با يکسري از علائم # پر ميشود. اين حالت زماني اتفاق ميافتد كه فرمت سلول General نباشد.

2- اطلاعات متني :

ميتوانيم در سلولهاي Excel هر متن دلخواهي را چه به فارسي و چه انگليسي تايپ كنيم.

توانايي Excel براي در نظر گرفتن اعداد مثل متن : اگر عددي مثل 2/6 را وارد کنيم ، پس از Enter کردن ، Excel، 6 مارس را نمايش ميدهد. يعني اين اعداد را به تاريخ در نظر ميگيرد. براي اينکه اين اعداد با همين قالب نوشته شد قبل از آن علامت (') آپستروف قرار ميدهيم. يعني بنويسيم ( '6/2 )

3- اطلاعات از نوع تاريخ :

اگر در سلول Excel يك تاريخ به فرم dd-mm-yy يا dd/mm/yy وارد كنيم به طور اتوماتيك قالب سلول تبديل به قالب تاريخ شده و خط فاصله ها تبديل به ( / ) شده و سال در چهار رقم نمايش داده مي شود.

4- اطلاعات از نوع زمان :

ميتوانيم در سلول Excel يك زمان را با فرمت H:M:S وارد كنيم كه قالب سلول به طور اتوماتيك زمان ميشود.

5- اطلاعات از نوع يادداشت :

اين نوع اطلاعات توضيحات يا يادداشتهايي هستند كه بر روي سلول ظاهر شده و در مورد آن توضيح مي دهند.

فرمول نویسی در Excel

عملگر هاي Excel

•عملگر هاي محاسباتي :

عملگر هاي محاسباتي به ترتيب تقدم ها عبارتند از : ( ^ ) توان و ( % ) درصد و ( * , /) ضرب و تقسيم و ( + و -) جمع و تفريق

•عملگر هاي رشته اي :

تنها عملگر رشته اي ( & ) است. از اين عملگر براي ترکيب رشته ها استفاده ميشود.

• عملگر هاي آدرس :

از اين عملگر زماني استفاده ميشود که بخواهيم محدوده اي را مشخص کنيم که ابتدا آدرس ابتداي محدوده را نوشته و سپس علامت ( : ) را ميگذاريم و بعد آدرس انتهاي محدوده را مينويسيم. ( از اين عملگر در درسهاي آتي استفاده ميكنيم )

ايجاد فرمول و مشاهده نتيجه :

در Excel به چند روش ميتوان فرمولها را نوشت :

1- در خط فرمول ( يا در سلول ) قبل از فرمول علامت = را تايپ کرده سپس فرمول را تايپ ميکنيم و بعد Enter ميزنيم.

2- فرمول را در خط فرمول يا سلول نوشته ( بدون علامت = ) سپس بر روي علامتPو بعد علامت = در خط فرمول ، Click ميکنيم. پنجره اي باز ميشود که نتيجه را نمايش مي دهد. در صورتي که بخواهيم نتيجه نمايش داده شود ، OK را ميزنيم.

3- در خانه اي که ميخواهيم فرمول نوشته شود، Click ميکنيم ، علامت تساوي را تايپ کرده ، سپس با ماوس بر روي خانه اي که ميخواهيم عمل بر روي آن انجام شود Click ميکنيم ، سپس عملگر را تايپ کرده و سپس بر روي عملوند بعدي Click ميکنيم. فرض كنيد در سلول A1 عدد 2 و در سلول A2 عدد 5 را نوشتيم و ميخواهيم در سلول A3 حاصل جمع اين دو را بدست آوريم ، براي اين كار ابتدا در سلول A3 علامت = را تايپ كرده سپس بر روي سلول A1 ( اولين عملوند ) كليك كرده تا آدرس آن در سلول A3 نوشته شود. سپس علامت + ( عملگر ) را تايپ كرده و بعد بر روي سلول A2 ( دومين عملوند) كليك مي كنيم و در انتها Enter مي كنيم.

ويرايش سلول :

براي ويرايش محتويات يك سلول به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم :

روش اول :

بر روي سلول كليك كرده و سپس در نوار فرمول در محل مورد نظر كليك كرده ، ويرايش را انجام مي دهيم.

روش دوم :

بر روي سلول double Click كرده و ويرايش را انجام مي دهيم.

انتخاب يک يا چند خانه

1- توسط صفحه کليد :

- براي انتخاب يک خانه کافي است با جهت نما (Arrow key)بر روي آن برويم.

- براي انتخاب تعدادي خانه مجاورکافي است دکمه Shift را پايين نگه داشته و با كليد هاي جهت نما ( Arrow Key)بر روي آن حرکت کنيم.

- براي انتخاب سطر جاري کافي است کليد هاي Shift + Spacebar را بفشاريم.

- براي انتخاب يک ستون کافي است کليد هاي Ctrl+ Spacebar را بزنيم.

- براي انتخاب کاربرگ جاري کافي است کليدهاي Ctrl + Shift+ Spacebar را بزنيم.

2- توسط ماوس :

- براي انتخاب يک خانه کافي است با ماوس بر روي آن کليک کنيم.

- براي انتخاب تعدادي خانه مجاور کافي است دکمه سمت چپ ماوس را پايين نگه داشته و روي خانه ها Drag کنيم.

- براي انتخاب يک سطر کافي است روي شماره سطر Click کنيم.

- براي انتخاب يک ستون کافي است روي حرف ستون Click کنيم.

- براي انتخاب يک کاربرگ کافي است از منوي Edit ، گزينه Select All را انتخاب کنيم.

نکته

براي انتخاب تعدادي خانه غير مجاور با ماوس به تنهايي يا صفحه كليد به تنهايي نميتوان انتخاب را انجام داد و بايد از ماوس و صفحه كليد ،هر دو استفاده كنيم. براي اين كار کافي است کليد Ctrl را پايين نگه داشته و روي خانه هاي مورد نظر Click کنيم.

دستور برگشت :

ميتوانيم عمل انجام داده شده را برگردانيم . فرض كنيد در سلول A1 عدد 10 را مي نويسيم و سپس آنرا پاك مي كنيم . اگر در اين زمان ازدستور Undo استفاده كنيم . عدد 10 بر ميگردد . براي استفاده از Undo به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم.

روش اول:

1- انتخاب منوي Edit

2- انتخاب Undo

روش دوم :

فشردن همزمان كليدهاي ctrl+z

روش سوم :

استفاده از آيكون Undo در نوار ابزار Standard ( )

دستور Redo :

با اين دستور مي توانيم عمل Undo را برگردانيم .براي اجراي اين دستور به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم:

روش اول :

1- انتخاب منوي Edit

2- انتخاب Redo

روش دوم :

فشردن همزمان كليدهاي ctrl+y

روش سوم :

استفاده از آيكون Redo در نوار ابزار

نسخه برداري و انتقال سلولها

نسخه برداري از سلولها :

1- موضوعات مورد نظر را انتخاب ميکنيم.

2- به يکي از روشهاي زير Copy را انتخاب ميکنيم :

الف- استفاده از آيکون Copy ( )

ب- انتخاب منوي Edit، گزينه Copy

ج- Right Click بر روي موضوع و انتخاب گزينه Copy

د- فشردن همزمان کليدهاي Ctrl+C

3- Click بر روي مکاني که ميخواهيم اطلاعات اضافه شوند.

4- با يکي از روشهاي زير Paste را انتخاب ميکنيم :

الف- استفاده از آيکون Paste ( )

ب- انتخاب منوي Edit ، گزينه Paste

ج- Right Click بر روي موضوع و انتخاب گزينه Paste

د- فشردن همزمان کليد هاي Ctrl+V

انتقال سلولها :

1- انتخاب موضوعات مورد نظر

2- به يکي از روشهاي زير Cut را انتخاب ميکنيم :

الف- استفاده از آيکون Cut ( )

ب- انتخاب منوي Edit، گزينه Cut

ج- Right Click بر روي موضوع مورد نظر و انتخاب گزينه Cut

د- فشردن همزمان کليدهاي Ctrl +X

3- Click بر روي محل انتقال موضوعات

4- به يکي از روشهاي گفته شده در حالت قبل گزينه Paste را انتخاب

حذف سلول

وقتي يك سلول را حذف ميكنيم محتويات آن به همراه خود سلول حذف ميشود كه جاي اين سلول يك فضاي خالي ايجاد ميشود. اين فضاي خالي بايد توسط سلولهاي مجاور پر شود. براي حذف يك سلول به يكي از روشهاي زير عمل ميكنيم :

روش اول :

1- انتخاب موضوعات

2- انتخاب منوي Edit

3- انتخاب گزينه Delete

روش دوم :

1- انتخاب موضوعات

2- Right Click بر روي خانه

3- انتخاب گزينه Delete

با انتخاب گزينه Delete پنجره اي ظاهر ميشود که شامل چهار گزينه زير است ( در اين پنجره ميتوانيم تعيين كنيم كه محل خالي سلول حذف شده با كدام يك از سلولهاي مجاور پر شود.) :

الف- Shift Cell Left :

باعث انتقال خانه سمت راست خانه پاک شده به جاي آن ميشود.

ب- Shift Cells Up :

خانه زيرين خانه پاک شده را بجاي آن منتقل ميکند.

ج- Entire Row :

سطر زيرين خانه پاک شده را به جاي سطري که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل ميکند.

د- Entire Column :

ستون سمت راست خانه پاک شده را به جاي ستوني که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل ميکند.

نکته

اگر محيط فارسي باشد بجاي ستون سمت راست , ستون سمت چپ جايگزين ميشود.

پاک کردن سلول :

در اين حالت خود سلول حذف نميشود و فقط محتويات داخل آن يا قالب بندي آن يا توضيحات آن و يا هر سه پاك ميشوند.

1- خانه هاي مورد نظر را انتخاب ميکنيم.

2- از منوي Edit ، گزينه Clear را انتخاب ميکنيم.

3- زير منويي باز ميشود که شامل گزينه هاي زير است :

الف- All : هم محتواي خانه ، هم Format خانه و هم توضيحات را پاک ميکند.

ب- Format : فقط Format خانه هاي انتخابي را پاک ميکند.

ج- Comment : فقط توضيحات را پاک ميکند.

د- Content : فقط محتواي خانه هاي انتخابي را پاک ميکند.